A rendezvényszervezés nagyon népszerű szakma manapság, sokan szeretnének profivá válni e téren. Azonban ahhoz, hogy valaki elismert szakember legyen, minél több eseményt kell önállóan megszerveznie, hogy tapasztalatot gyűjtsön. Most kezdőknek hoztunk hasznos tippeket gyakorlott társaiktól.
1. Az alapok elsajátítása nélkülözhetetlen
Ma már minden szakma megszerzéséhez szükség van valamilyen képzés elvégzésére. A rendezvényszervezés esetében a MOE Rendezvényakadémia által indított online rendezvényszervező tanfolyam az egyik legkiemelkedőbb, hiszen itt gyakorlott oktatók vannak, akik esettanulmányokkal is segítik a tanulást. A képzés saját időbeosztásban végezhető, és a végén tanúsítványt ad.
Kezdők, de haladók számára is érdemes részt venni ezen a kurzuson, hiszen itt számos szakkifejezést lehet megtanulni, amelyek használata nélkül esély sincs arra, hogy megértesse magát valaki az ügyfelekkel, kollégákkal.
Az első és legfontosabb tehát a szakmai alapok elsajátítása, a használható ötletek megjegyzése.
2. Légy rugalmas!
A kezdők esetében szokott igazán gondot jelenteni, hogy túlságosan ragaszkodnak egy-egy ötletükhöz, nem hajlandók átgondolni a változtatásokat. Pedig nincs két egyforma rendezvény: ami az egyik helyen bombasiker volt, az a másikon lehet, kudarcba fullad.
Akár a munkaidőről, akár az ötletek felhasználhatóságáról van szó, legyél kreatív, rugalmas! Merj mindig új dolgokat kipróbálni, és alkalmazkodni a körülményekhez!
Ugyanez érvényes a költségvetésre is! Hiába érzed úgy, hogy nagy a büdzsé, jobb, ha visszafogottan költekezel, és átcsoportosítasz, ha kell, hiszen a váratlan helyzetekre mindig fel kell készülni.
3. Alakíts ki jó kapcsolatokat!
Mindig törekedni kell a jó kapcsolatok kialakítására: ez azt jelenti, hogy mindenkivel tisztelettudóan kell kommunikálni, a konfliktusokat pedig kerülni. Jól meg kell ismerni az ügyfelet, a célközönséget, és személyre szabott módon megtervezni számukra az eseményt. A már fentebb említett rugalmasság itt is nélkülözhetetlen. Ha csak lehet, igazodj a megrendelő igényeihez!
A rendezvényszervezés során kapcsolatba kerülsz más szolgáltatókkal is: hangosítókkal, vendéglátósokkal, újságírókkal. Velük is igyekezz hosszú távú együttműködést kialakítani! Írd fel elérhetőségeiket, bővítsd a kapcsolatrendszeredet folyamatosan!
4. Gondolkodj előre!
A szervezés első lépése a tervezés. Mindent gondolj át alaposan! Tedd fel magadnak az alábbi kérdéseket:
- Biztosan jó időpontot választottál? Karácsony, húsvét környékén kevesebb az érdeklődő.
- Hogyan értesíted a meghívottakat? Bátran használhatod a közösségi médiát is reklámozásra! Akár ütős, promós klipet is készíthetsz!
- Gondoltál az early bird kedvezményekre? Ajándékozd meg azokat, akik elkötelezettek!
- Lesz-e catering a rendezvényen? Ennek megléte a sikeresség egyik záloga. De csakis jó minőségű ételt szabad felszolgálni!
Ha mindennel kész vagy, vesd be magad a munkába, szerezz minél több tapasztalatot!
