A facility manager egy, vagy több létesítmény zavartalan és optimális működéséért felelős szakember. Feladatait különböző üzleti funkciókban látja el stratégiai és operatív szinten egyaránt. A vagyongazdálkodási szakembereket a folyamatosan változó jogszabályi környezet, az előírásoknak és szabványoknak való megfelelés mellett, a jelenlegi gazdasági nehézségek, az ellátási lánc problémák és az egyre emelkedő energiaárak folyamatos kihívások elé állítják. Emiatt talán soha nem volt még ekkora jelentősége annak, hogy munkájukat megbízható szoftveres megoldással, valamint naprakész, könnyen hozzáférhető, digitális ingatlannyilvántartással támogassák. Legújabb cikkünkben öt gyakorlati példán keresztül mutatjuk be, hogy miért.
Milyen feladatai vannak egy facility managernek?
A vagyongazdálkodás manapság az egyik legkomplexebb szakma, amelyben a tevékenységi körök száma egyre csak nőni látszik. A felelősségi- és feladatkörök létesítményenként eltérhetnek, egy valami azonban közös bennük: alapjuk egy naprakész és jól átlátható ingatlannyilvántartás.
A vagyongazdálkodó szakemberek feladatai a teljesség igénye nélkül:
- Ingatlanstratégia kialakítása
- Térgazdálkodás
- Kommunikációs és informatikai infrastruktúra kiépítése és működtetése
- Épület karbantartás szervezése, nyomonkövetése
- Épületigazgatás
- Vevői és beszállítói szerződéskezelés, kapcsolattartás
- EHS (környezet, egészség, biztonság)
- Felújítások, átépítések tervezése, lebonyolítása
Ezek természetesen csak a legfőbb területek, amelyeken belül az adott létesítmény típusától függően számtalan részfeladatot el kell látnia a szakembereknek. A digitális ingatlannyilvántartás számos ponton támogatja a facility managerek mindennapi munkáját épp úgy, mint a jövőbeli stratégiai tervek elkészítését.
Mi az a digitális létesítménygazdálkodás?
A facility management szoftver egy olyan digitális megoldás, amelyet kifejezetten a létesítménygazdálkodás optimalizálására terveztek és fejlesztettek ki. Lehetővé teszi a facility managerek számára, hogy napi feladataikat, az adatbázis- és szerződéskezelést, a monitoringot, a rendszeres és ad-hoc karbantartási programjaikat és a munkalapkezelést egy webalapú irányítópultról kezeljék. A modern facility management szoftverek célja továbbá a munkafolyamatok és a csapatkommunikáció hatékonyságának növelése.
Hogyan segíti a vagyongazdálkodást a digitális ingatlannyilvántartás?
Íme 5 példa, amely megmutatja hogyan segít a hatékonyabb ingatlannyilvántartásban egy sokoldalú facility management szoftver:
Naprakész és valós kép a teljes ingatlanvagyonról
A szoftveres ingatlannyilvántartás legnagyobb előnye, hogy folyamatosan naprakész és pontos információt biztosít a teljes ingatlanvagyonról. A CAFM-alapú digitális létesítménygazdálkodás bevezetésének első lépése ugyanis az üzemeltetett épületek teljes 2D-s vagy 3D-s felmérése, az innovatív BIM (Building Information Modelling) modell segítségével. A felmérések során gyakran derül fény olyan adatokra, amelyek a manuálisan, elavult módszerekkel kezelt ingatlannyilvántartásból kimaradtak: felújítások, átalakítások, munkaállomások újratervezése.
Ez a naprakész, valós információkat tartalmazó adathalmaz könnyen értelmezhető szöveges és számos formátumban kerül a facility managerekhez a szoftver felhasználói felületén. A szoftveres ingatlannyilvántartás pontos és részletes adatbázist biztosít, amelynek alapján a szakemberek kihasználhatják a létesítményekben rejlő teljes potenciált, optimalizálhatják a folyamatokat és frissíthetik a bérleti szerződéseket a gazdaságosság és a bevételek maximalizálása érdekében.
Létesítménygazdálkodási szabványoknak való megfelelés
A nemzetközi létesítménygazdálkodási (ISO) szabványoknak való megfelelés és a tanúsítványok megszerzése mind a létesítmény, mind pedig az azt üzemeltető facility manager számára előnyös. A megfeleltetésre való felkészülés során számos olyan probléma vagy hiányosság kerülhet a felszínre, amelyek megoldása és/vagy megszüntetése az üzemeltetés más területeire is jótékony hatással van. A tanúsítvány megszerzése pedig egyértelműen jobb szakmai imázst eredményez.
Legyen szó akár a nemzetközi Létesítménygazdálkodási Szabványsorozatról (ISO 41000) akár a Vagyongazdálkodási és Irányítási Rendszerekhez kapcsolódó Szabványról (ISO 55001), a naprakész és átfogó ingaltannyilvántartás elengedhetetlen feltétele a követelmények teljesítésének. A szoftveralapú ingatlannyilvántartásból azonnal kinyerhető számos ISO audithoz szükséges irat, műszaki dokumentum, szerződés, riport, kimutatás és folyamatleírás, ami nagyságrendekkel megkönnyíti és felgyorsítja a megfeleltetési folyamatot.
Ingatlannyilvántartás átláthatóan
A facility managerek munkájában az egyik legnagyobb kihívás az óriási mennyiségű adat, műszaki és jogi dokumentáció, valamint a vevői és beszállítói információ kezelése. A digitális alapú ingatlannyilvántartás segítségével a teljes ingatlanállomány valamennyi kapcsolódó ingóságának és dokumentumának kezelése egy helyről, központilag – akár országokat átívelően is – működhet. Ez nem csak időt spórol a szakemberek számára, de teljes átláthatóságot és összehasonlíthatóságot is biztosít, amely a megtérülő gazdálkodás kulcsa.
Minden szükséges adat egy helyen
A létesítménygazdálkodó szakemberek gördülékeny munkavégzéséhez nem csak az épületek, de a humánerőforrás illetve a vevői-, valamint a beszállítói adatok naprakész és könnyen elérhető nyilvántartása is elengedhetetlen, a szoftveres adatbázis erre is megoldást nyújt. Segítségével logikusan rendszerezhetőek a személyi állományi adatok, akár végzettség vagy szaktudás szerint lebontva. Emellett pedig a vagyongazdálkodás szempontjából fontos vevői és szállítói adatok, elérhetőségek, szerződések és árak is egyszerűen és gyorsan hozzáférhetővé válnak a szakemberek számára.
Határidők betartása
Az elavult rendszereken alapuló ingatlannyilvántartásból dolgozó szakemberek számára gyakran okoz kihívást a határidők betartása. Egy modern facility management szoftver bevezetése ezt a terhet is leveszi a vállukról. A rendszer segítségével könnyűszerrel számontarthatóvá válnak a karbantartással, a közművekkel és az egyéb vagyongazdálkodással kapcsolatos határidők. A rendszer egy felhasználóbarát digitális irányítópultot biztosít a facility managerek számára, minden fontos információval, amely megkönnyíti a folyamatok és a közelgő határidők nyomonkövetését.
Összegzés
Napjaink egyre összetettebb és gyorsan változó munkakörnyezete egyre nagyobb kihívás elé állítja a facility managereket is. Hatékony munkavégzésük ma már szinte elképzelhetetlen egy rugalmas rendszer nélkül, amely segít automatizálni és optimalizálni a munkafolyamataikat. A digitális létesítménygazdálkodás, ezen belül pedig a szoftver alapú ingatlannyilvántartás pont ezt biztosítja számukra. Ahogyan az a fenti cikkünkből is látható, egy digitális rendszer számos ponton támogatja a vagyongazdálkodás munkáját operatív és stratégiai szinten egyaránt.
